GenTender.
Powrót

Polityka prywatności

Gentender

Ostatnia aktualizacja: 17 maja 2026

§1. Informacje ogólne

  1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z Platformy GenTender.
  2. Polityka dotyczy w szczególności osób zakładających Konto, Użytkowników Platformy, osób kontaktujących się z GenTender, osób korzystających ze strony internetowej oraz osób, których dane są wprowadzane do Platformy przez Użytkowników.
  3. Korzystanie z Platformy może wiązać się z przetwarzaniem danych osobowych w zakresie niezbędnym do świadczenia usług, prowadzenia Konta, obsługi płatności, bezpieczeństwa, kontaktu, analityki i rozwoju Platformy.

§2. Administrator danych

  1. Administratorem danych osobowych jest:
    AI Solutions TK
    Polna 2
    32-840 Zakliczyn
    NIP: 8733186016
  2. Kontakt z Administratorem we wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych, prywatności, Konta, płatności, wsparcia i reklamacji odbywa się pod adresem: support@gentender.com.
  3. Administrator nie wyznaczył odrębnego inspektora ochrony danych, chyba że informacja o jego wyznaczeniu zostanie opublikowana w Platformie lub na stronie internetowej.

§3. Definicje

  1. RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.
  2. Administrator - AI Solutions TK, Polna 2, 32-840 Zakliczyn, NIP: 8733186016.
  3. Platforma / GenTender - serwis internetowy lub aplikacja dostępna pod adresem gentender.com lub innym adresem należącym do Administratora.
  4. Użytkownik - osoba korzystająca z Platformy, w szczególności przedsiębiorca, pracownik, współpracownik lub przedstawiciel firmy.
  5. Konto - konto Użytkownika w Platformie.
  6. Dane Użytkownika - dane, pliki, dokumenty, informacje i treści wprowadzane do Platformy przez Użytkownika.
  7. Operator płatności - zewnętrzny dostawca usług płatniczych, np. Stripe.

§4. Jakie dane możemy przetwarzać

W zależności od sposobu korzystania z Platformy możemy przetwarzać następujące kategorie danych:

Dane konta i kontaktowe

  • imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa użytkownika, identyfikator Konta, rola w organizacji, dane logowania w zakresie technicznym, historia kontaktu z supportem.

Dane firmowe i rozliczeniowe

  • nazwa firmy, NIP, adres firmy, dane do faktury, status działalności, dane osoby kontaktowej, historia płatności, historia subskrypcji, identyfikatory transakcji, informacje o zakupionych usługach, pakietach lub kredytach.

Dane płatnicze

  1. Płatności mogą być obsługiwane przez zewnętrznego operatora płatności, w szczególności Stripe.
  2. Administrator nie przechowuje pełnych danych karty płatniczej.
  3. Administrator może przechowywać techniczne identyfikatory płatności, subskrypcji, klienta, faktury lub transakcji, jeżeli jest to niezbędne do rozliczeń, obsługi płatności i reklamacji.

Dane techniczne i dotyczące korzystania z Platformy

  • adres IP, typ urządzenia, typ i wersja przeglądarki, system operacyjny, identyfikatory sesji, logi techniczne, daty i godziny logowań, historia aktywności w Platformie, kliknięcia i zdarzenia w aplikacji, ustawienia Konta, informacje o błędach i awariach.

Dane wprowadzane do Platformy

  • dokumenty przetargowe, pliki SWZ, załączniki, formularze, dokumenty ofertowe, dane firmy Użytkownika, dane osób wskazanych w dokumentach, notatki, komentarze i opisy, treści generowane lub edytowane przez Użytkownika, dane przetargów, linki, numery postępowań, informacje o zamawiających, inne materiały przekazane przez Użytkownika.

Dane cookies i identyfikatory online

  • pliki cookies, identyfikatory analityczne, identyfikatory marketingowe, dane zgód cookies, informacje o źródle wejścia na stronę.

§5. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

1. Utworzenie i obsługa Konta — art. 6 ust. 1 lit. b RODO

Przetwarzanie jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną, polegającej na udostępnieniu Konta w Platformie.

2. Świadczenie usług GenTender — art. 6 ust. 1 lit. b RODO

Przetwarzanie danych, w tym dokumentów i zapytań, w celu świadczenia usług analitycznych, zarządzania dokumentacją i generowania ofert przetargowych.

3. Obsługa płatności, subskrypcji i faktur — art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Przetwarzanie niezbędne do realizacji płatności za usługi oraz wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w tym rachunkowych i podatkowych.

4. Kontakt i obsługa zgłoszeń — art. 6 ust. 1 lit. b RODO lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Przetwarzanie w celu obsługi zapytań, zgłoszeń supportowych oraz reklamacji, w oparciu o uzasadniony interes Administratora lub konieczność wykonania umowy.

5. Bezpieczeństwo Platformy — art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Zapewnienie bezpieczeństwa, zapobieganie nadużyciom, fraudom i utrzymanie technicznej integralności oraz stabilności Platformy.

6. Rozwój i poprawa jakości usług — art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Analiza sposobu korzystania z Platformy w celu poprawy funkcjonalności, doświadczeń Użytkowników (UX) oraz tworzenia nowych rozwiązań i funkcji.

7. Marketing własny — art. 6 ust. 1 lit. f RODO lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO

Przesyłanie informacji o nowościach, promocjach i usługach Platformy na podstawie zgody Użytkownika lub prawnie uzasadnionego interesu Administratora.

8. Dochodzenie i obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Przetwarzanie niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami prawnymi powiązanymi z korzystaniem z Platformy.

§6. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców w celu zapewnienia funkcjonowania Platformy:

  1. Dostawcom infrastruktury chmurowej i hostingowej.
  2. Dostawcom zaawansowanych modeli sztucznej inteligencji (AI).
  3. Zewnętrznym operatorom płatności.
  4. Dostawcom systemów wysyłki poczty e-mail i komunikacji.
  5. Zewnętrznym usługodawcom IT i technicznego wsparcia Platformy.
  6. Biurom rachunkowym, księgowym i doradcom prawnym.
  7. Dostawcom narzędzi analitycznych, statystycznych i optymalizacyjnych.
  8. Dostawcom narzędzi marketingowych wspierających działania własne Administratora.
  9. Uprawnionym organom państwowym i instytucjom, na podstawie i w granicach przepisów prawa.
  10. Innym podwykonawcom współpracującym z Administratorem przy świadczeniu usług.

§7. Dostawcy AI i przetwarzanie dokumentów

  1. Platforma GenTender korzysta z zewnętrznych dostawców modeli sztucznej inteligencji do sprawnej analizy dokumentów przetargowych.
  2. Dane wprowadzane przez Użytkownika mogą być przekazywane do modeli AI w celu wygenerowania pożądanych wyników i opracowania treści ofert.
  3. Dostawcy AI nie wykorzystują danych Użytkowników, przesyłanych poprzez API GenTender, do trenowania swoich własnych, ogólnodostępnych modeli AI.
  4. Wszelkie transfery danych do zewnętrznych dostawców AI odbywają się na podstawie stosownych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych.
  5. Zaleca się minimalizowanie ilości danych osobowych w przesyłanych dokumentach i skupianie się na informacjach niezbędnych do analizy warunków zamówienia.

§8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

  1. Korzystanie z zewnętrznych technologii, w tym narzędzi analitycznych lub usług AI, może wiązać się z transferem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (np. do USA).
  2. Transfer danych poza EOG odbywa się zawsze z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony, z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych przez RODO, w szczególności w oparciu o Standardowe Klauzule Umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.
  3. Użytkownik może uzyskać szczegółowe informacje dotyczące przekazywania danych poza EOG i stosowanych zabezpieczeń, kontaktując się bezpośrednio z Administratorem.

§9. Okres przechowywania danych

  1. Dane związane z kontem użytkownika są przechowywane przez cały okres jego aktywności i świadczenia usług.
  2. Dokumenty i specyficzne dane przetargowe mogą zostać trwale usunięte na wyraźne żądanie Użytkownika lub bezpośrednio po usunięciu Konta z systemu.
  3. Dane o charakterze księgowo-rozliczeniowym są przechowywane przez okres wymagany stosownymi przepisami prawa (z reguły przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono fakturę).
  4. Dane pozyskane w ramach logów systemowych i celów analitycznych są przechowywane przez okres niezbędny do optymalizacji działania serwisu oraz w celach audytu bezpieczeństwa.
  5. W przypadkach szczególnych dane mogą być przechowywane dłużej, jeżeli jest to niezbędne do dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi – do upływu okresu przedawnienia.
  6. Po ustaniu celu przetwarzania i upływie odpowiednich terminów przechowywania, dane są trwale usuwane lub poddawane skutecznej anonimizacji.

§10. Prawa osób, których dane dotyczą

  1. Prawo do uzyskania informacji o przetwarzaniu danych osobowych.
  2. Prawo dostępu do treści swoich danych oraz żądania ich kopii.
  3. Prawo do sprostowania i uzupełnienia niekompletnych danych.
  4. Prawo do usunięcia danych (tzw. "prawo do bycia zapomnianym").
  5. Prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych.
  6. Prawo do przenoszenia danych do innego administratora.
  7. Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją.
  8. Prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie (co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem).

Wnioski dotyczące danych osobowych należy kierować na adres: support@gentender.com.

§11. Profilowanie i automatyczne rekomendacje

  1. Platforma GenTender wykorzystuje mechanizmy algorytmiczne w celu analizy profilu Użytkownika, jego dokumentów oraz historii wyszukiwania w celu optymalnego dopasowywania przetargów.
  2. Proces ten ma za zadanie oszczędzać czas Użytkownika i dostarczać najbardziej spersonalizowane, trafne rekomendacje dotyczące postępowań.
  3. Decyzje opierające się na automatycznych dopasowaniach nie wywołują wobec Użytkownika żadnych skutków prawnych ani nie wpływają na niego w sposób istotny.
  4. Niezależnie od działania algorytmów rekomendacyjnych, Użytkownik ma pełną swobodę ręcznego filtrowania i wyszukiwania przetargów w bazie.
  5. Modele sztucznej inteligencji asystują w analizie i generowaniu dokumentów, natomiast ostateczna decyzja, weryfikacja i wykorzystanie wygenerowanych treści należą zawsze do Użytkownika.
  6. Użytkownik posiada prawo wniesienia sprzeciwu wobec tworzenia profili, w szczególności, gdy jest to dokonywane na potrzeby marketingu bezpośredniego.

§12. Bezpieczeństwo danych

  1. Administrator stosuje odpowiednie i adekwatne środki techniczne oraz organizacyjne w celu ochrony danych przed nieuprawnionym dostępem, modyfikacją, ujawnieniem lub utratą.
  2. Wymiana informacji i komunikacja z Platformą jest zabezpieczona i szyfrowana przy użyciu bezpiecznego protokołu sieciowego (SSL/TLS).
  3. Dostęp do danych osobowych posiadają wyłącznie ściśle upoważnione osoby, podwykonawcy i pracownicy, którzy zostali zobowiązani do zachowania ścisłej poufności.
  4. Administrator regularnie monitoruje środowisko informatyczne, audytuje i aktualizuje zabezpieczenia systemu chroniąc infrastrukturę przed nowymi zagrożeniami.

§13. Cookies i podobne technologie

  1. Platforma korzysta z plików cookies i podobnych technologii śledzących (np. local storage) do celów technicznych, statystycznych, analitycznych i marketingowych.
  2. Pliki cookies ściśle niezbędne (techniczne) instalowane są w przeglądarce automatycznie w celu zapewnienia prawidłowego działania kluczowych funkcji Platformy (np. logowania, obsługi sesji).
  3. Inne, opcjonalne pliki cookies instalowane są i aktywowane wyłącznie po wyrażeniu uprzedniej zgody przez Użytkownika.
  4. Użytkownik może w każdej chwili samodzielnie zarządzać swoimi preferencjami cookies z poziomu ustawień przeglądarki internetowej lub specjalnego banera/panelu na stronie.
  5. Stosowane technologie służą przede wszystkim do analizy ruchu sieciowego, podnoszenia wydajności i funkcjonalności serwisu oraz do mierzenia i weryfikowania skuteczności prowadzonych działań reklamowych.
  6. Zablokowanie lub usunięcie niektórych plików cookies może częściowo ograniczyć, lub wpłynąć na poprawne i optymalne działanie pewnych funkcji Platformy.
  7. Szczegółowe i zaktualizowane informacje dotyczące wykorzystywanych plików cookies i ich dostawców można zawsze znaleźć w panelu preferencji prywatności dostępnym na stronie.

§14. Dane dzieci

  1. Platforma jako rozwiązanie biznesowe przeznaczona jest wyłącznie dla osób pełnoletnich, profesjonalistów i przedsiębiorców.
  2. Administrator nigdy nie gromadzi ani nie przetwarza celowo danych osobowych dzieci i osób poniżej 18. roku życia.
  3. W przypadku powzięcia informacji lub stwierdzenia, że przetwarzane są dane osoby niepełnoletniej w sposób niezamierzony, zostaną one bezzwłocznie i nieodwracalnie usunięte z systemów.

§15. Dane osób trzecich wprowadzane przez Użytkownika

  1. Użytkownik ma techniczną możliwość wprowadzania i wgrywania do Platformy danych osobowych należących do osób trzecich (np. danych pracowników, członków zarządu, kontrahentów, zamawiających czy konkurentów objętych dokumentacją przetargową).
  2. W takich sytuacjach Użytkownik występuje i działa w roli administratora tychże danych, natomiast GenTender (Administrator Platformy) występuje wyłącznie jako podmiot przetwarzający je w imieniu Użytkownika.
  3. Użytkownik oświadcza i gwarantuje, że posiada stosowną, ważną podstawę prawną do pozyskania i udostępnienia tych danych w ramach Platformy zgodnie z wymogami prawa.
  4. GenTender zobowiązuje się przetwarzać wprowadzone dane osób trzecich ściśle w celu świadczenia uzgodnionych usług i z zachowaniem wymogów bezpieczeństwa, zgodnie z funkcjonalnościami Platformy oraz Regulaminem.

§16. Marketing i komunikacja

  1. Administrator zastrzega sobie możliwość kontaktowania się z Użytkownikiem drogą elektroniczną w niezbędnych sprawach o charakterze technicznym, rozliczeniowym i administracyjnym dotyczącym jego Konta.
  2. Przesyłanie informacji handlowych, newsletterów i komunikatów o charakterze stricte marketingowym odbywa się dobrowolnie, wyłącznie na podstawie uprzednio wyrażonej, odrębnej zgody Użytkownika.
  3. Zgoda na komunikację marketingową nie jest obowiązkowa i może zostać wycofana swobodnie w każdym czasie, chociażby za pomocą dedykowanego linku wypisania w wiadomości e-mail.
  4. Wycofanie zgody na marketing pozostaje całkowicie bez wpływu na otrzymywanie standardowej komunikacji systemowej i transakcyjnej niezbędnej do prawidłowej realizacji opłaconych usług.

§17. Zmiany Polityki prywatności

  1. Polityka prywatności jest dokumentem żywym i w związku z rozwojem prawno-technologicznym może być okresowo weryfikowana i aktualizowana.
  2. Użytkownicy posiadający zarejestrowane Konta zostaną poinformowani o wszelkich istotnych zmianach Polityki odpowiednio wcześniej drogą elektroniczną (e-mail) lub poprzez jasne powiadomienie po zalogowaniu do Platformy.
  3. Dalsze korzystanie z usług świadczonych w ramach Platformy po oficjalnym wejściu w życie zmian i nowej wersji Polityki traktuje się jako ich przyjęcie i pełną akceptację.

§18. Kontakt

W sprawach dotyczących prywatności, danych osobowych, Konta, płatności, reklamacji, wsparcia technicznego oraz ogólnego kontaktu z GenTender należy pisać na: support@gentender.com.